Smart BI

Plattform für dynamische datenanalyse und Planung.
Angepasst an IHRE Vertriebs- und Produktionsprozesse.

Smart BI ist eine Plattform für die Auswertung und Analyse von Auftrags- und Produktionsdaten in der Druckindustrie. Zum Funktionsumfang gehören außerdem eine Produktionsplanung, die Analyse des Auftragseingangs und der Produktion in der Vergangenheit, eine Absatzprognose als Ausblick auf die Zukunft sowie Möglichkeiten zur Kalkulation von Kosten und Verkaufspreisen für konfigurierbare Druckprodukte.

Wichtige Stammdaten wie Produkte und Stellen können in Smart BI zentral erfasst und sowohl in allen Modulen von Smart BI als auch in externen Programmen (via REST API) genutzt werden.

Für die Module Produktionsplanung und Auftragsstatistik werden alle Aufträge mit ihren Positionen in Real-Time aus dem ERP-System ausgelesen und stehen damit für sämtliche Auswertungen und die Produktionsplanung zur Verfügung.

Produktion

Produktionsplanung

Die produktionsbereiten Auftragspositionen mit den hinterlegten Fertigungsschritten werden analysiert und anhand von definierten Regeln auf die zur Verfügung stehenden Maschinen geplant. Dabei werden zusammen produzierbare Aufträge zu Slots gruppiert und innerhalb der Slots sinnvoll sortiert.

  • Erfassung aller Maschinendaten, Planungsregeln, Geschwindigkeitsregeln, Nicht-Verfügbarkeiten von Maschinen (bspw. Wartungszeiten)
  • Erstellung von Produktionsplänen (wahlweise auf Knopfdruck oder automatisiert zu bestimmten Uhrzeiten)
  • Gruppierung zu Slots und Sortierung der Auftragspositionen innerhalb der Slots
  • Versionierung aller erstellten Produktionspläne
  • Anzeige der erstellten Produktionspläne als Gantt-Diagramm mit Anzeige des bereits erledigten Anteils je Slot
  • Anzeige von Produktionslisten je Stelle (optional auch nach Excel exportierbar)
Das Gantt-Diagramm zeigt, wann auf welcher Maschine Aufträge aus welchen Slots produziert werden sollen. Mit einem Klick auf den Namen der Maschine gelangt man zur Liste der auf der Maschine zu produzierenden Auftragspositionen.
Die Produktionsliste für die Stelle „Bogendruck 1“ zeigt, in welcher Reihenfolge die Auftragspositionen eingeplant wurden.

Analyse der Produktion

  • Produktion pro Stelle, gruppiert nach den erstellten Slots aus der Planung
  • Datengrundlage für Dashboards und Berichte in BI-Tools (wie bspw. Power BI)
Die Auswertung zeigt für die ausgewählte Druckmaschine, welches Papier in den einzelnen Wochen in welchen Mengen bedruckt wurde. Alternativ kann zu einer Tages- oder Monatsansicht gewechselt werden.

Auftragsdaten und -statistik

Smart BI stellt Listen und Diagramme bereit, die den Auftragseingang und die Produktion von Aufträgen analysieren.

  • Listen aller Auftragspositionen, filterbar nach Planungsstatus, Kundenkanal, Produkt und vielem mehr
  • Auftragspositionen gruppiert nach Auftragsdatum oder Wunsch-Versanddatum
  • Zu erledigende Schritte, filterbar nach Erledigungsstatus und -zeitpunkt, Produkt, zuständiger Stelle (entsprechend der Planung)
  • Zu erledigende Schritte, gruppiert nach Erledigungszeitpunkt (wie viel wurde an welcher Stelle pro Tag, Woche oder Monat produziert)
  • Datengrundlage für Dashboards und Berichte in BI-Tools (wie bspw. Power BI)

Absatzprognose – Ausblick in die Zukunft

In Smart BI können wöchentliche Forecasts je Kundenkanal und Produkt erfasst werden. Diese werden automatisch in einem Diagramm (Mengenvorschau) zusammengefasst. Durch eine Analyse der Produktion in den letzten Wochen ist eine Umrechnung in für verschiedene Abteilungen relevante Kennzahlen möglich, bspw. die benötigte Kapazität je Stelle oder den erwarteten Materialbedarf.

Erfassung Prognosen – automatisch verbessert mit KI

  • Erfassung von wöchentlichen Kunden-Forecasts je Kundenkanal und Produkt (via Excel-Import)
  • Erstellung weiterer Forecast-Arten, die automatisch berechnet werden sollen
  • Erfassung von Einflussfaktoren (z. B. BIP, ifo-Index, Umsatz) und Geschäftsklima-Indices, die mehrere Einflussfaktoren zusammenfassen können
  • Automatische Berechnung von Forecasts anhand der Vergangenheitswerte und diverser Einflussfaktoren mittels künstlicher Intelligenz
Je Kundenkanal können Forecasts des Kunden erfasst werden. In diesem Diagramm wird der tatsächliche Auftragseingang, die Forecastwerte des Kunden und die ausgewählten berechneten Forecast-Arten für ein bestimmtes Produkt zum Vergleich angezeigt.
Basierend auf den Kunden-Forecasts können weitere Forecast-Arten flexibel definiert werden. Diese werden basierend auf der Qualtität der Kunden-Forecasts in den letzten Wochen sowie einem Geschäftsklima-Index automastisch berechnet-

Visualisierung und Umrechnung der Prognose

  • Zusammenfassung von Ist-Auftragseingang, Forecasts sowie einem Vergleich zum Vorjahreszeitpunkt in einer Mengenvorschau je Produkt
  • Umrechnung der Forecastmengen in einen Kapazitätsbedarf je Stelle, basierend auf der Planung vergangener Auftragspositionen
  • Umrechnung der Forecastmengen in einen Materialbedarf, basierend auf der Planung vergangener Auftragspositionen
Die Mengenvorschau zeigt für die ausgewählten Wochen, wie welche Mengen je Produkt laut den eigetragenen Forecasts zu erwarten sind – im Vergleich zu bisherigen Auftragseingang sowie dem des Vorjahres. Je Produktkategorie gibt es ein separates Diagramm, die verschiedenen Farben stehen für die verschiedenen Produkte in der Kategorie.
Die Vorschau für den Kapazitätsbedarf zeigt die benötigte Dauer für die erwarteten Aufträge /in den ausgewählten Wochen.

Kalkulation von Kosten und Verkaufspreisen

Für die Kalkulation können in den Stammdaten weitere Informationen hinterlegt werden, mit denen Produktions- und Materialkosten berechnet werden können.

  • Nutzung derselben Stammdaten zu Maschinen und deren Geschwindigkeiten wie bei der Produktionplanung
  • Erfassung von weiteren Maschinendaten (z. B. Stundensätzen und Rüstzeiten, die mit einkalkuliert werden sollen)
  • Erfassung von Klick- und Tintenkosten
  • Erfassung von Einkaufspreisen für Materialien (z. B. Preis pro 100 kg Papier oder pro m² Kaschierfolie)
  • Erfassung der möglichen Lieferländer, Gruppierung dieser zu Versandzonen und der Versandkosten für verschiedene Versandzonen

Die einheitliche Datenbasis zwischen Produktionsplanung und Kalkulation ermöglicht die Pflege an einer Stelle.

Kostenberechnung und Analyse der Wirtschaftlichkeit

Für Auftragspositionen können die gesamten Kosten berechnet werden, die in Produktion und für das verwendete Material anfallen. Diese werden automatisch zwischen Produktions- und Materialkosten, die einzelnen Schritte (Druck, Kaschierung, Bindung usw.) sowie auf die einzelnen Teilprodukte (z. B. Inhalt und Umschlag eines Buches) aufgesplittet.

  • Berechnung der Produktions- und Materialkosten
  • Rohertrag und Deckungsbeitrag je Auftragsposition

Die Ergebnisse der Kalkulation können selbstverständlich auch für eigene Berichte in BI-Tools wie Power BI für weitere Auswertung genutzt werden.

Produkt-Datenbank und Verkaufspreise

In Smart BI können Sie für Druckprodukte hinterlegen, welche Eigenschaften diese besitzen und welche davon kombinierbar sind. Basierend darauf wird ermittelt, ob eine Konfiguration gültig ist (oder ob bspw. die maximal zulässige Rückenstärke überschritten wird). Aufschlagsbasiert können aus den Kosten auch Verkaufpreise emittelt werden.

  • Erfassung von Produkteigenschaften und möglichen Werten
  • Zuordnung der Produkeigenschaften und zulässigen Werte je bestellbarem Produkt
  • Ausschlusskriterien (bspw. maximale Rückenstärke)
  • Berechnung von Produktions- und Materialkosten basierend auf den Maschinendaten, den Planungsregeln, was auf welcher Maschine produziert werden soll und kann, sowie den Einkaufpreisen und Versandkosten
  • Berechnung von Verkaufspreisen anhand von Produktions- und Materialkosten sowie definierten Aufschlägen für die gewählten Werte der Produkteigenschaften

Ihr Ansprechpartner

Daniel Thiessen
Head of Business Process Development
Telefon: +49 (0)5251 522-509
E-Mail: daniel.thiessen@portavice.de

Daniel Gertzen

Daniel Gertzen
CIO und Prokurist
Telefon: +49 (0)5251 522-520
E-Mail: gertzen@portavice.de