Plattform für dynamische Datenanalyse, Planung und Kalkulation. Angepasst an IHRE Vertriebs- und Produktionsprozesse.
Smart BI ist eine Plattform für die Auswertung und Analyse von Auftrags- und Produktionsdaten in der Druckindustrie. Zum Funktionsumfang gehören außerdem eine Produktionsplanung, die Analyse des Auftragseingangs und der Produktion in der Vergangenheit, eine Absatzprognose als Ausblick auf die Zukunft sowie Möglichkeiten zur Kalkulation von Kosten und Verkaufspreisen für konfigurierbare Druckprodukte.
Wichtige Stammdaten wie Produkte und Maschinen/Stellen können in Smart BI zentral erfasst und werden in allen Modulen von Smart BI verwendet. Via REST API ist auch eine Nutzung der Daten in weiteren Programmen (wie in Systemen zur Auftragsverwaltung und Maschinensteuerung) möglich, um die Stammdaten nur an einer Stelle pflegen zu müssen.
Für die Module Aufträge und Produktion werden alle Aufträge mit ihren Positionen in Real-Time aus dem ERP-System ausgelesen und stehen damit für sämtliche Auswertungen und die Produktionsplanung zur Verfügung.
Produktion
Optimieren Sie Ihre Produktionsprozesse mit automatisierter Planung und Echtzeit-Gantt-Diagrammen.
Produktionsplanung
Die produktionsbereiten Auftragspositionen mit den hinterlegten Fertigungsschritten werden analysiert und anhand von definierten Regeln auf die zur Verfügung stehenden Maschinen geplant. Dabei werden zusammen produzierbare Aufträge zu Slots gruppiert und innerhalb der Slots sinnvoll sortiert.
Erfassung aller Maschinendaten, Planungsregeln, Geschwindigkeitsregeln, Nicht-Verfügbarkeiten von Maschinen (bspw. Wartungszeiten)
Erstellung von Produktionsplänen (wahlweise auf Knopfdruck oder automatisiert zu bestimmten Uhrzeiten)
Versionierung aller erstellten Produktionspläne
Gruppierung zu Slots (= Auftragspositionen mit demselben Papier etc.) und Sortierung der Auftragspositionen innerhalb der Slots
Anzeige der erstellten Produktionspläne als Gantt-Diagramm mit Anzeige des bereits erledigten Anteils je Slot
Anzeige von Produktionslisten je Stelle (optional auch nach Excel exportierbar)
Anzeige des aktuellen Lagerplatzes, sofern ein Teilprodukt eingelagert wurde (um beim beim Bindeaggregat Inhalt und Umschlag verheiraten zu können)
Das Gantt-Diagramm zeigt, wann auf welcher Maschine Aufträge aus welchen Slots produziert werden sollen. Mit einem Klick auf den Namen der Maschine gelangt man zur Liste der auf der Maschine zu produzierenden Auftragspositionen.
Die Produktionsliste für die Stelle „Bogendruck 1“ zeigt, in welcher Reihenfolge die Auftragspositionen eingeplant wurden. Außerdem ist ersichtlich, welches Bogenformat und welche Laufrichtung des bestellten Papiers gewählt werden müssen.
Analyse der Produktion
Produktion pro Stelle, gruppiert nach den erstellten Slots aus der Planung
Datengrundlage für Dashboards und Berichte in BI-Tools (wie bspw. Power BI)
Die Auswertung zeigt für die ausgewählte Druckmaschine, welches Papier in den einzelnen Wochen in welchen Mengen bedruckt wurde. Alternativ kann zu einer Tages- oder Monatsansicht gewechselt werden.
Kalkulation von Kosten und Verkaufspreisen
Kalkulieren Sie die Kosten jeder bei Ihnen möglichen Produktkonfiguration und Ihrer Auftragspositionen innerhalb weniger Sekunden.
Für die Kalkulation können in den Stammdaten weitere Informationen hinterlegt werden, mit denen Produktions- und Materialkosten berechnet werden können.
Nutzung derselben Stammdaten zu Maschinen und deren Geschwindigkeiten wie bei der Produktionsplanung
Erfassung von weiteren Maschinendaten (z. B. Stundensätzen und Rüstzeiten, die mit einkalkuliert werden sollen)
Erfassung von Klick- und Tintenkosten sowie Einkaufspreisen für Materialien (z. B. Preis pro 100 kg Papier oder pro m² Kaschierfolie)
Erfassung der möglichen Lieferländer, Gruppierung dieser zu Versandzonen und der Versandkosten für verschiedene Versandzonen
Die einheitliche Datenbasis zwischen Produktionsplanung und Kalkulation ermöglicht die Pflege an einer zentralen Stelle.
Produkt-Datenbank und Verkaufspreise
Für die Druckprodukte, die Sie kalkulieren wollen, müssen Sie hinterlegen, welche Eigenschaften diese besitzen und welche Werte für jede einzelne Eigenschaft zulässig sind. Auch sind die zulässigen Mengen und Rückenstärken einstellbar. Basierend darauf wird dann ermittelt, ob eine Konfiguration gültig ist (oder ob bspw. die maximal zulässige Rückenstärke überschritten wird). Aufschlagsbasiert können aus den Kosten auch Verkaufpreise emittelt werden.
Erfassung von Produkteigenschaften und möglichen Werten (z. B. „Papier des Umschlags“ mit den Werten „135 g/m² Bilderdruckpapier matt“, „150 g/m² Bilderdruckpapier matt“ und „120 g/m² Recyclingpapier“)
Zuordnung der Produkeigenschaften und zulässigen Werte je bestellbarem Produkt (z. B. ein Softcover-Buch hat eine Produkteigenschaft „Papier des Umschlags“, wobei nur die beiden Werte „135 g/m² Bilderdruckpapier matt“ und „150 g/m² Bilderdruckpapier matt“ möglich sein sollen)
Prüfung von Ausschlusskriterien (bspw. maximale Rückenstärke)
Berechnung von Produktions- und Materialkosten basierend auf den Maschinendaten, den Planungsregeln, was auf welcher Maschine produziert werden soll und kann, sowie den Einkaufspreisen und Versandkosten
Berechnung von Verkaufspreisen anhand von Produktions- und Materialkosten sowie definierten Aufschlägen für die gewählten Werte der Produkteigenschaften sowie die Rückenstärke
Unterstützung von Freiformaten innerhalb der definierten Minimal-/Maximalwerte für Breite und Höhe sowie Einschränkung über das Seitenverhältnis
Die Kalkulation erfolgt wahlweise durch den Vertrieb in der Weboberfläche (über eine Kalkulationsmaske wie auf den folgenden Screenshots zu sehen) oder durch eine Abfrage via Schnittstelle. Letztere ermöglicht, die berechneten Verkaufpreise im eigenen Online-Shop einzubinden.
Die Kalkulation eines einteiligen Heftes erfordert in diesem Fall die aufgeführten Produkteigenschaften, wobei erforderliche mit einem * gekennzeichnet sind. Ist mehr als ein Wert möglich, erscheint eine Auswahl der möglichen Werte. Auch Freiformate innerhalb der eingestellten Grenzwerte sind kalkulierbar.
Bei mehrteiligen Produkten wie Büchern müssen die Produkteigenschaften wie Farbigkeit, Seitenzahl und Papier für alle Teilprodukte definiert werden.
Kostenberechnung und Analyse der Wirtschaftlichkeit
Für Auftragspositionen können die gesamten realen Sollkosten berechnet werden, die in Produktion und für das verwendete Material anfallen. Diese werden automatisch auf Produktions- und Materialkosten, auf die einzelnen Schritte (Druck, Kaschierung, Bindung usw.) sowie auf die einzelnen Teilprodukte (z. B. Inhalt und Umschlag eines Buches) aufgesplittet.
Berechnung der Produktions- und Materialkosten für erhaltene Auftragspositionen inkl. Unterpositionen für Teilprodukte
Rohertrag und Deckungsbeitrag je Auftragsposition
Die Ergebnisse der Kalkulation von Sollkosten können selbstverständlich auch für eigene Berichte in BI-Tools wie Power BI für weitere Auswertung genutzt werden.
Absatzprognose – der Ausblick in die Zukunft
Reagieren Sie rechtzeitig auf äußere Einflussfaktoren und planen Sie Ihre Produktionsressourcen langfristig mit KI-gestützten Absatzprognosen und Echtzeit-Datenanalysen.
In Smart BI können wöchentliche Forecasts der Kunden je Kundenkanal und Produkt erfasst werden. Diese werden automatisch in einem Diagramm (Mengenvorschau) zusammengefasst. Durch eine Analyse der Produktion in den letzten Wochen ist eine Umrechnung in die für einzelne Abteilungen (Einkauf, Produktion, Versand) relevante Kennzahlen möglich, bspw. die laut Prognose benötigte Kapazität je Stelle oder den erwarteten Materialbedarf.
Erfassung von Prognosen – automatische Verbesserung durch KI
Erfassung von wöchentlichen Kunden-Forecasts je Kundenkanal und Produkt (via Excel-Import)
Erstellung weiterer Forecast-Arten, die automatisch berechnet werden sollen
Erfassung von Einflussfaktoren (z. B. BIP, ifo-Index, Umsatz) und Geschäftsklima-Indices, die mehrere Einflussfaktoren zusammenfassen können
Automatische Berechnung von verbesserten Forecasts anhand der Vergangenheitswerte und diverser Einflussfaktoren mittels künstlicher Intelligenz (KI)
Je Kundenkanal können Forecasts des Kunden erfasst werden. In diesem Diagramm wird der tatsächliche Auftragseingang, die Forecastwerte des Kunden und die ausgewählten berechneten Forecast-Arten für ein bestimmtes Produkt zum Vergleich angezeigt.
Basierend auf den Kunden-Forecasts können weitere Forecast-Arten flexibel definiert werden. Diese werden basierend auf der Qualtität der Kunden-Forecasts in den letzten Wochen sowie einem Geschäftsklima-Index automastisch berechnet-
Visualisierung und Umrechnung der Prognose
Zusammenfassung von Ist-Auftragseingang, Forecasts sowie einem Vergleich zum Vorjahreszeitpunkt in einer Mengenvorschau je Produkt
Umrechnung der Forecastmengen in einen Kapazitätsbedarf je Stelle, basierend auf der Planung vergangener Auftragspositionen
Umrechnung der Forecastmengen in einen Materialbedarf, basierend auf der Planung vergangener Auftragspositionen
Die Mengenvorschau zeigt für die ausgewählten Wochen, wie welche Mengen je Produkt laut den eigetragenen Forecasts zu erwarten sind – im Vergleich zu bisherigen Auftragseingang sowie dem des Vorjahres. Je Produktkategorie gibt es ein separates Diagramm, die verschiedenen Farben stehen für die verschiedenen Produkte in der Kategorie.
Die Vorschau für den Kapazitätsbedarf zeigt die benötigte Dauer für die erwarteten Aufträge /in den ausgewählten Wochen.
Aufträge
Erzielen Sie tiefere Einblicke durch fortgeschrittene Analyse Ihrer Auftragsdaten, die BI- und KI-ready aufbereitet werden.
Smart BI stellt Listen und Diagramme bereit, die den Auftragseingang und die Produktion von Aufträgen analysieren.
Listen aller Auftragspositionen, filterbar nach Planungsstatus, Kundenkanal, Produkt und vielem mehr
Auftragspositionen gruppiert nach Auftragsdatum oder Wunsch-Versanddatum
Zu erledigende Schritte, filterbar nach Erledigungsstatus und -zeitpunkt, Produkt, zuständiger Stelle (entsprechend der Planung)
Zu erledigende Schritte, gruppiert nach Erledigungszeitpunkt (wie viel wurde an welcher Stelle pro Tag, Woche oder Monat produziert)
Datengrundlage für Dashboards und Berichte in BI-Tools (wie bspw. Power BI)
Der Bericht Auftragspositionen nach Wunsch-Versandtermin zeigt gruppiert nach Kalenderwoche, wie oft welches Produkt insgesamt über die Auftragspositionen in dem gewählten Zeitraum.
Der Bericht Schritte für Positionen nach Zeitpunkt der Erledigung zeigt gruppiert nach Kalenderwochen, wie viele Produkte für den Schritt Klebebindung in den gewählten Kalenderwochen fertiggestellt wurden.
Ihr Ansprechpartner
Daniel Thiessen Head of Business Process Development Telefon: +49 (0)5251 522-509 E-Mail: daniel.thiessen@portavice.de
Daniel Gertzen CIO und Prokurist Telefon: +49 (0)5251 522-520 E-Mail: gertzen@portavice.de
